Veränderung wirksam umsetzen: Warum eine abgeschlossene Maßnahme noch kein Erfolg ist

Die neue Software ist eingeführt.

Der Workshop hat stattgefunden.

Der Prozess wurde überarbeitet.

Auf dem Projektplan kann ein Haken gesetzt werden.

Nur eine Frage bleibt offen: Hat sich dadurch eigentlich das verbessert, was verbessert werden sollte?

Diese Unterscheidung klingt banal. In der Praxis ist sie es nicht.

Denn eine Maßnahme lässt sich wesentlich leichter dokumentieren als ihre Wirkung.

Unternehmen bevorzugen verständlicherweise sichtbaren Fortschritt

Wenn verschiedene Probleme gleichzeitig auf dem Tisch liegen, bekommen Maßnahmen mit schneller Umsetzung leicht einen Vorteil.

Das ist menschlich und organisatorisch nachvollziehbar. Ein sichtbarer Erfolg schafft Entlastung. Ein abgeschlossenes Projekt fühlt sich besser an als eine zähe Auseinandersetzung mit einem Problem, das sich nicht sauber in Meilensteine zerlegen lässt.

Aus meiner Erfahrung wird deshalb beispielsweise eher ein Prozess überarbeitet, als die schwierige Kommunikation zwischen zwei Abteilungen grundlegend anzugehen.

Den Prozess kann man aufnehmen, analysieren, verändern und dokumentieren.

Bei Zusammenarbeit ist es komplizierter.

Dort geht es möglicherweise um lange bestehende Konflikte, unterschiedliche Interessen, schlechte Erfahrungen oder Führung.

Nur entscheidet die Umsetzbarkeit einer Maßnahme noch nicht darüber, ob sie das eigentliche Problem löst.

Leicht umsetzbar und wirksam sind zwei verschiedene Kategorien

Auch die KPMG-Studie unterscheidet zwischen Umsetzbarkeit und Potenzial von Performancemaßnahmen.

Strategische Optimierungen mit hohem Potenzial werden von den Befragten teilweise als schwieriger umsetzbar beurteilt. Andere Maßnahmen erscheinen leichter realisierbar. Die Studie empfiehlt deshalb eine strategische Priorisierung von Initiativen mit hohem Wertschöpfungspotenzial.

Für die Praxis ergibt sich daraus eine wichtige Frage:

Wählen wir eine Maßnahme, weil sie geeignet ist, unser Problem zu lösen?

Oder auch deshalb, weil sie gerade angenehm umsetzbar erscheint?

Beides kann zusammenpassen. Muss es aber nicht.

„Umgesetzt“ beschreibt eine Aktivität. „Wirksam“ beschreibt einen Effekt.

Dieser Unterschied verändert den Blick auf Projekte erheblich.

Eine Software ist umgesetzt, wenn sie technisch eingeführt wurde.

Wirksam ist die Veränderung erst, wenn sie so genutzt wird, dass der gewünschte Effekt tatsächlich entsteht.

Ein Workshop ist durchgeführt, wenn die Teilnehmenden im Raum waren und das Programm absolviert wurde.

Wirksam wird er dann, wenn relevante Erkenntnisse oder Verhaltensweisen später im Arbeitsalltag auftauchen.

Ein neuer Prozess kann vollständig dokumentiert sein.

Wenn Mitarbeitende weiterhin nach der alten Logik arbeiten oder die entscheidende Reibung an einer Schnittstelle bestehen bleibt, ist das eigentliche Ziel nicht erreicht.

Der Haken im Projektplan misst also etwas anderes als die Wirkung im Unternehmen.

Gewöhnung kann schlechte Zustände erstaunlich normal machen

Ein weiterer Punkt erschwert die Beurteilung.

Menschen können sich an ungünstige Zustände gewöhnen.

Ein Prozess dauert seit Jahren länger als nötig. Zwei Abteilungen arbeiten schlecht zusammen. Informationen müssen ständig nachgefragt werden. Konflikte werden umgangen.

Irgendwann wird daraus Alltag.

„Das ist bei uns eben so.“

Genau dieser Satz kann teuer sein.

Denn mit der Gewöhnung kann auch der Maßstab dafür sinken, was eigentlich möglich wäre. Eine schlechte Performance wird nicht mehr als Problem wahrgenommen, weil sie zur normalen Performance geworden ist.

Das macht eine gute Ist-Analyse umso wichtiger.

Die KPMG-Studie bezeichnet eine präzise Analyse der Ausgangssituation mit aussagekräftigen Daten als Voraussetzung, um daraus ein verlässliches Zielbild abzuleiten. Sie warnt außerdem davor, Technologie oder Automatisierung automatisch als passende Lösung zu betrachten. Vor einer Optimierung soll geprüft werden, welche Bereiche, Produkte oder Prozesse für die Gesamtausrichtung tatsächlich relevant sind.

Das Prinzip lässt sich gut auf Veränderung insgesamt übertragen: erst verstehen, dann handeln.

Wirkung beginnt mit einem klaren Ziel

Wer nach Abschluss einer Maßnahme beurteilen möchte, ob sie erfolgreich war, muss vorher festlegen, welchen Effekt sie haben soll.

„Wir führen ein neues System ein“ ist ein Projektziel.

„Mitarbeitende können Aufgabe X künftig mit diesem System erledigen und nutzen es dafür tatsächlich“ beschreibt schon wesentlich genauer, woran Wirkung sichtbar werden kann.

„Wir führen einen Kommunikationsworkshop durch“ beschreibt ebenfalls eine Aktivität.

Interessanter wird die Frage: Was soll danach anders sein?

Sollen Konflikte früher angesprochen werden? Soll die Abstimmung zweier Bereiche besser funktionieren? Sollen Führungskräfte schwierige Gespräche souveräner führen?

Erst wenn diese gewünschte Veränderung klar ist, lässt sich später sinnvoll beurteilen, ob eine Maßnahme ihr Ziel erreicht hat.

Manchmal ist die schwierigere Maßnahme die richtige

Das heißt nicht, dass Unternehmen immer die komplizierteste Lösung wählen sollten.

Einfachheit ist kein Qualitätsmangel.

Problematisch wird es nur, wenn Einfachheit zum wichtigsten Auswahlkriterium wird.

Manchmal reicht eine kleine Prozessanpassung tatsächlich aus. Manchmal braucht es ein anderes System. Und manchmal liegt der größte Hebel ausgerechnet in einem Thema, das sich weniger bequem bearbeiten lässt: Zusammenarbeit, Führung, Konflikte oder Kommunikation.

Eine gute Entscheidung orientiert sich deshalb nicht daran, welche Maßnahme am schnellsten einen Haken bekommt.

Sie orientiert sich daran, welcher Effekt erreicht werden soll.

Die entscheidende Frage nach einem Workshop, einer Softwareeinführung oder einem Change-Projekt lautet deshalb nicht:

Haben wir es umgesetzt?

Sondern:

Hat sich das verändert, was wir verändern wollten?

Wer diese zweite Frage konsequent stellt, verändert auch die Qualität von Personalentwicklung und Change. Workshops werden dann nicht nach Durchführung beurteilt, sondern danach, ob sie im Alltag etwas bewegen. Genau dort setze ich bei der Konzeption von Workshops und Veränderungsformaten an: Die Veranstaltung selbst ist der Anfang. Interessant wird, was danach passiert.

Wenn ich Sie bei Ihrem Projekt unterstützen kann, melden Sie sich sehr gerne bei mir.